Polityka prywatności

1. Administrator Danych Osobowych

Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Vacation Club 2 Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością Sp.k. z siedzibą w Warszawie (00-545) przy ul. Marszałkowskiej 72/17 (dalej VacationClub lub Spółka).

Z VacationClub można skontaktować się: telefonicznie: +48 58 58 58 058, e-mailowo: rezerwacja@vacationclub.pl; pisemnie: ul. Marszałkowska 72/17, 00-545  Warszawa lub za pośrednictwem formularza kontaktowego dostępnego na stronie vacationclub.pl/kontakt.

2. Inspektor Ochrony Danych
W VacationClub został wyznaczony Inspektor Ochrony Danych, z którym można się skontaktować e-mailowo: iod@vacationclub.pl lub pisemnie: ul. Marszałkowska 72/17, 00-545 Warszawa z dopiskiem „Inspektor Ochrony Danych”.

3. Cel i podstawa prawna przetwarzania danych osobowych

3.1 Dane osobowe podane przez Pana/Panią we wniosku rezerwacyjnym, przetwarzane są przez Spółkę w celu:

a) utworzenia i zarządzania rezerwacją,
b) utworzenia i zarządzania kontem na stronie internetowej (o ile konto zostanie założone),
c) realizacji i zawarcia umowy (w przypadku dokonania i opłacenia rezerwacji),

Podstawą prawną przetwarzania Pan/Pani danych w ww. celach jest art. 6 ust. 1 lit. b Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej jako RODO), który pozwala przetwarzać dane osobowe, jeżeli są one konieczne do wykonania umowy lub podjęcia czynności zmierzających do zawarcia umowy.

d) realizacji zadań wynikających z obowiązujących przepisów prawa, które mogą obejmować m.in. prowadzenie sprawozdawczości finansowej (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z ustawą o rachunkowości);
e) realizacji prawnie uzasadnionych interesów Spółki (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f) RODO), które mogą obejmować m.in.: ustalenie, dochodzenie i obronę roszczeń, rozpatrywanie reklamacji, działania archiwalne, działania analityczne i statystyczne dotyczących pobytu gości, badanie satysfakcji świadczonych usług i ich ewentualnej modyfikacji,
f) (w przypadku wyrażenia stosownej zgody) przesłania informacji handlowych VacationClub (m. in. reklam, ofert handlowych, zaproszeń na wydarzenia) na podany adres e-mail (podstawa prawna art. 6 ust.1 lit. a RODO)
g) (w przypadku wyrażenia stosownej zgody) przesłania informacji handlowych VacationClub (m.in. reklam, ofert handlowych, zaproszeń na wydarzenia) na podany numer telefonu (w tym za pomocą automatycznych systemów wywołujących) (podstawa prawna art. 6 ust.1 lit. a RODO);

3.2 Dane osobowe podane przez Pana/Panią w formularzu zapisu na newsletter przetwarzane są przez Spółkę w celu:

a) przesłania informacji handlowych VacationClub (m. in. reklam, ofert handlowych, zaproszeń na wydarzenia) na podany adres E-mail (podstawa prawna art. 6 ust.1 lit. a RODO);
b) realizacji prawnie uzasadnionych interesów Spółki (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f) RODO), które mogą obejmować m.in.: ustalenie, dochodzenie i obronę roszczeń, działania archiwalne, działania analityczne i statystyczne, badanie satysfakcji świadczonych usług.

3.3 Dane osobowe podane przez Pana/Panią w karcie meldunkowej/elektronicznej karcie meldunkowej/mobile check-in przetwarzane są przez Spółkę w celu:

a) zawarcia i realizacji umowy (podstawą prawną przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO);
b) realizacji zadań wynikających z obowiązujących przepisów prawa, które mogą obejmować m.in. prowadzenie sprawozdawczości finansowej (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z ustawą o rachunkowości);
c) realizacji prawnie uzasadnionych interesów Spółki (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f) RODO), które mogą obejmować m.in.: ustalenie, dochodzenie i obronę roszczeń, rozpatrywanie reklamacji, działania archiwalne, działania analityczne i statystyczne dotyczących pobytu gości, badanie satysfakcji świadczonych usług i ich ewentualnej modyfikacji;
d) (w przypadku wyrażenia stosownej zgody) przesłania informacji handlowych VacationClub (m. in. reklam, ofert handlowych, zaproszeń na wydarzenia) na podany adres e-mail (podstawa prawna art. 6 ust.1 lit. a RODO);
e) (w przypadku wyrażenia stosownej zgody) przesłania informacji handlowych VacationClub (m.in. reklam, ofert handlowych, zaproszeń na wydarzenia) na podany numer telefonu (w tym za pomocą automatycznych systemów wywołujących) (podstawa prawna art. 6 ust.1 lit. a RODO).

3.4 Dane osobowe podane przez Pana/Panią w formularzu „dodaj apartament”, przetwarzane są przez Spółkę w celu:

a) przedstawienia oferty (podstawą prawną przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 lit b RODO);
b) zawarcia i realizacji umowy (podstawą prawną przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO);
c) realizacji zadań wynikających z obowiązujących przepisów prawa, które mogą obejmować m.in. prowadzenie sprawozdawczości finansowej (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z ustawą o rachunkowości);
d) realizacji prawnie uzasadnionych interesów Spółki (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f) RODO), które mogą obejmować m.in.: realizację kontaktu w celu udzielenia odpowiedzi na pytania związane z usługą, ustalenie, dochodzenie i obronę roszczeń, rozpatrywanie reklamacji, działania archiwalne, działania analityczne i statystyczne dotyczących pobytu gości, badanie satysfakcji świadczonych usług i ich ewentualnej modyfikacji;
e) (w przypadku wyrażenia stosownej zgody) przesłania informacji handlowych VacationClub (m. in. reklam, ofert handlowych, zaproszeń na wydarzenia) na podany adres E-mail (podstawa prawna art. 6 ust.1 lit. a RODO);
f) (w przypadku wyrażenia stosownej zgody) przesłania informacji handlowych VacationClub (m.in. reklam, ofert handlowych, zaproszeń na wydarzenia) na podany numer telefonu (w tym za pomocą automatycznych systemów wywołujących) (podstawa prawna art. 6 ust.1 lit. a RODO).

3.5 Dane osobowe podane przez Pana/Panią w formularzu „aplikuj”, przetwarzane są przez Spółkę w celu:

a) realizacji kontaktu w związku ze złożoną aplikacją (podstawą prawną przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 lit. a RODO);
b) zawarcia i realizacji umowy (podstawą prawną przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO);
c) realizacji prawnie uzasadnionych interesów Spółki (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f) RODO), które mogą obejmować m.in.: ustalenie, dochodzenie i obronę roszczeń, działania archiwalne.

3.6 Dane osobowe podane przez Pana/Panią przez chatbox, przetwarzane są przez Spółkę w celu:

a) realizacji kontaktu, co stanowi prawnie uzasadniony interes Spółki (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f) RODO);
b) zawarcia umowy (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO);
c) realizacji prawnie uzasadnionych interesów Spółki (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f) RODO), które mogą obejmować m.in.: ustalenie, dochodzenie i obronę roszczeń, rozpatrywanie reklamacji, działania archiwalne, działania analityczne i statystyczne dotyczących pobytu gości, badanie satysfakcji świadczonych usług i ich ewentualnej modyfikacji.

3.7 Dane osobowe podane przez Pana/Panią przez telefon/pocztą elektroniczną/pocztą tradycyjną/przez formularz www.vacationclub.pl/konakt będą przez Spółkę przetwarzane w celu:

a) realizacji kontaktu, co stanowi prawnie uzasadniony interes Spółki (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f) RODO);
b) zawarcia umowy (podstawa prawna art. 6 ust. lit. b RODO);
c) realizacji prawnie uzasadnionych interesów Spółki (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f) RODO), które mogą obejmować m.in.: ustalenie, dochodzenie i obronę roszczeń, rozpatrywanie reklamacji, działania archiwalne, działania analityczne i statystyczne dotyczących pobytu gości, badanie satysfakcji świadczonych usług i ich ewentualnej modyfikacji;

Uwaga: Rozmowy telefoniczne mogą być nagrywane (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. a) i f) RODO – prawnie uzasadniony interes Spółki obejmuje poprawę jakości usług oraz zabezpieczenie interesu prawnego Spółki na wypadek prawnej potrzeby wykazania faktów, dochodzenia lub obrony roszczeń) –  w przypadku braku zgody na nagrywanie rozmów prosimy o kontakt w innych sposób.

3.8 Dane osobowe podane przez Pana/Panią za pośrednictwem portali społecznościowych (Facebook, Instagram, TikTok) przetwarzane są przez Spółkę w celu realizacji prawnie uzasadnionych interesów Spółki (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f) RODO), które mogą obejmować m.in.: realizację kontaktu, promowanie własnej działalności, ustalenie, dochodzenie i obronę roszczeń, rozpatrywanie reklamacji, działania archiwalne, działania analityczne i statystyczne dotyczących pobytu gości, badanie satysfakcji świadczonych usług i ich ewentualnej modyfikacji;

4. Okres przechowywania danych osobowych

Dane osobowe przetwarzane w celach określonych w pkt. 3 będą przechowywane przez okres niezbędny do realizacji tych celów z uwzględnieniem okresów przechowywania określonych w przepisach prawa tj.:

a) dane osobowe przetwarzane w celu utworzenia i zarządzania rezerwacją – w przypadku nieopłacenia rezerwacji usuwane będą niezwłocznie po anulowaniu rezerwacji;
b) dane osobowe przetwarzane w celu zawarcia i realizacji umowy będą przetwarzane przez okres trwania Umowy, a po jej zakończeniu przez okres przedawnienia wszelkich roszczeń wynikający z przepisów prawa;
c) dane osobowe przetwarzane w celu realizacji zadań wynikających z obowiązujących przepisów prawa, które mogą obejmować m.in. prowadzenie sprawozdawczości finansowej będą przetwarzane przez okres 5 lat, liczonych od końca roku kalendarzowego, w którym powstał obowiązek podatkowy;
d) dane osobowe przetwarzane w celu realizacji prawnie uzasadnionych interesów Spółki tj. ustalenia, dochodzenia i obrony roszczeń, rozpatrywania reklamacji, działań archiwalnych, będą przechowywane do czasu przedawnienia wszelkich roszczeń określonych w przepisach prawa (w większości przypadków będzie to termin sześcioletni licząc od końca roku kalendarzowego, w którym nastąpiła wymagalność świadczenia);
e) dane osobowe przetwarzane w celu poprawy jakości usług oraz zabezpieczenia interesu prawnego Spółki poprzez zastosowanie nagrywania rozmów przechowywane będą przez okres 30 dni a po upływie tego okresu są trwale usuwane, chyba że ich przechowanie przez dłuższy czas będzie niezbędne do realizacji celu w jakim zostały utrwalone;
f) dane osobowe przetwarzane w celu przesłania informacji handlowych VacationClub (m. in. reklam, ofert handlowych, zaproszeń na wydarzenia) w celach marketingowych na podany adres e-mail będą przetwarzane do czasu odwołania zgody/wyrażenia sprzeciwu;
g) dane osobowe przetwarzane w celu przesłania informacji handlowych VacationClub (m. in. reklam, ofert handlowych, zaproszeń na wydarzenia) w celach marketingowych na podany numer telefonu (w tym za pomocą automatycznych systemów wywołujących) będą przetwarzane do czasu odwołania zgody/wyrażenia sprzeciwu;
h) dane osobowe przetwarzane w celu przesłania informacji handlowych podmiotów z Grupy Zdrojowa (m. in. reklam, ofert handlowych, zaproszeń na wydarzenia) w celach marketingowych na podany adres e-mail będą przetwarzane do czasu odwołania zgody/wyrażenia sprzeciwu;
i) dane osobowe przetwarzane w celu przesłania informacji handlowych podmiotów z Grupy Zdrojowa (m. in. reklam, ofert handlowych, zaproszeń na wydarzenia) w celach marketingowych na podany numer telefonu (w tym za pomocą automatycznych systemów wywołujących) będą przetwarzane do czasu odwołania zgody/wyrażenia sprzeciwu;
j) dane osobowe przetwarzane w celach kontaktowych przechowujemy przez czas niezbędny dla realizacji kontaktu a następnie do końca roku kalendarzowego, następującego po roku, w którym nastąpiło rozwiązanie sprawy lub zakończenie kontaktu, chyba że Spółka przetwarzanie będzie konieczne z uwagi na inne cele;
k) dane osobowe przetwarzane za pośrednictwem portali społecznościowych przechowujemy do czasu zgłoszenia sprzeciwu na dalsze ich przetwarzanie poprzez kliknięcie „nie lubię”, cofnięcie polubienia wpisu lub usunięcie komentarza do wpisu a następnie przez okres wymagany obowiązkami nałożonymi przepisami prawa i/lub do upływu terminu przedawnienia ewentualnych roszczeń związanych z celami przetwarzania.

5. Udostępnienie danych osobowych

Dane osobowe mogą być udostępnione do Głównego Urzędu Statystycznego, Urzędu Miasta/Gminy ( w zakresie opłaty klimatycznej/uzdrowiskowej). Ponadto, dane osobowe mogą być udostępniane podmiotom udzielającym wsparcia Spółce na zasadzie zleconych usług i zgodnie z zawartymi umowami powierzenia tj. podmiotom świadczącym usługi IT, rekreacyjne (sportowe), gastronomiczne, firmom obsługującym szybkie płatności, księgowo-płacowe, prawne w tym windykacyjne, administracyjne, pocztowe, kurierskie, marketingowe, ubezpieczeniowe. Dane osobowe mogą być również przekazywane podmiotom powiązanym ze Spółką w rozumieniu przepisów prawa podatkowego.

6. Jakie prawa Ci przysługują?

6.1 Ma Pan/Pani prawo do:

a) dostępu do treści swoich danych i ich sprostowania (art.15 i 16 RODO). Z tego prawa może Pan/Pani skorzystać zawsze, gdy zauważy Pan/Pani, że dane są nieprawidłowe lub niekompletne;
b) do usunięcia i do ograniczenia przetwarzania danych (art. 17 i 18 RODO). Z tego prawa może Pan/Pani skorzystać, gdy dane nie będą już potrzebne do realizacji celów dla których zostały zebrane;
c) prawo do przenoszenia danych (art.20 RODO), gdy przetwarzanie odbywa się na podstawie Pan/Pani zgody lub umowy zawartej z Panem/Panią a także gdy przetwarzanie jest wykonywane w sposób zautomatyzowany;
d) prawo wniesienia sprzeciwu;
e) wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pan/Pani, iż przetwarzanie Pana/Pani danych osobowych narusza przepisy RODO;
f) w zakresie, w jakim podstawą przetwarzania Danych osobowych jest zgoda, ma Pani/Pan prawo wycofania zgody w dowolnym momencie. Wycofanie zgody nie ma wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem. Zgodę można wycofać poprzez przesłanie wiadomości dotyczącej rezygnacji zgody na adres: iod@vacationclub.pl lub kliknięcie w link rezygnacyjny znajdujący się w wiadomości (w przypadku newsletterów).

6.2. Prawa wymienione powyżej może Pan/Pani zrealizować m.in. poprzez kontakt z Inspektorem Ochrony danych email: iod@vacationclub.pl.

7. Prezes Urzędu Ochrony Danych

Z Prezesem Urzędu Ochrony Danych może Pan/Pani skontaktować się listownie pod adresem ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, telefonicznie lub za pośrednictwem strony internetowej www.uodo.gov.pl.

8.Wymóg podania danych osobowych i konsekwencje ich nie podania

Podanie przez Pan/Panią danych osobowych jest dobrowolne. Nie podanie wymaganych danych osobowych uniemożliwi Spółce dokonanie rezerwacji i zawarcie umowy. Ponadto, jeżeli życzy Pan/Pani wystawienia dokumentów księgowych za zrealizowana usługę to niezbędne jest podanie danych wymaganych przepisami prawa tj. prawa podatkowego. Konsekwencją nie podania danych jest niemożliwość wystawienia Panu/Pani dokumentów księgowych.

9. Przetwarzanie danych osobowych poza Europejski Obszar Gospodarczy i zautomatyzowane podejmowanie decyzji, w tym profilowanie.

9.1. Przetwarzane przez Administratora za Pana/Pani zgodą dane osobowe w celu przesłania informacji handlowych VacationClub (m. in. reklam, ofert handlowych, zaproszeń na wydarzenia) na podany adres E-mail oraz przesłania informacji handlowych VacationClub (m.in. reklam, ofert handlowych, zaproszeń na wydarzenia) na podany numer telefonu (w tym za pomocą automatycznych systemów wywołujących) podlegają profilowaniu polegającemu na analizie Pani/Pana zachowania w sieci w celu podjęcia zautomatyzowanej decyzji co do wyboru produktu lub usługi, wysokości cen produktu lub usługi lub wysokości udzielonego rabatu na wybrane usługi.

9.2. Co do zasady Administrator nie przekazuje Pana/Pani danych poza Europejski Obszar Gospodarczy (dalej EOG). Jednakże korzystając z oprogramowania Spółki Microsoft Office oraz z usług podwykonawców mogą zdarzyć się sytuacje, że Administrator wyrazi zgodę na przekazanie danych osobowych poza EOG tylko wtedy, gdy jest to konieczne i z zapewnieniem odpowiedniego stopnia ochrony, przede wszystkim poprzez:

a) współpracę z podmiotami przetwarzającymi dane osobowe w państwach, w odniesieniu do których została wydana stosowna decyzja Komisji Europejskiej;
b) stosowanie standardowych klauzul umownych wydanych przez Komisję Europejską;
c) stosowanie wiążących reguł korporacyjnych, zatwierdzonych przez właściwy organ nadzorczy;

Gdy ma to zastosowanie, Administrator poinformuje o zamiarze przekazania danych osobowych poza EOG na etapie ich zbierania. Na Pana/Pani żądanie, Administrator udostępnia kopię Pana/Pani danych, które zostaną przekazane poza obszar EOG.

10. Informacja dotycząca plików Cookies

10.1 W celu prawidłowego działania strony internetowej Vacation Club korzysta z technologii plików Cookies. Cookies są to pakiety informacji zapisywane na Twoim urządzeniu, za pośrednictwem strony internetowej, zwykle zawierające informacje zgodne z przeznaczeniem danego pliku, za pomocą których korzystasz ze strony internetowej vacationclub.pl – są to zazwyczaj: adres serwisu, datę umieszczenia, datę ważności, unikalny numer i dodatkowe informacje zgodne z przeznaczeniem danego pliku.
10.2 Strona internetowa wykorzystuje dwa rodzaje Cookies: (a) sesyjne, które usuwane są trwale wraz z zakończeniem sesji przeglądarki; (b) trwałe, które pozostają po zakończeniu sesji przeglądarki na urządzeniu, aż do ich skasowania.
Na podstawie plików Cookies, zarówno sesyjnych, jak i trwałych, nie jest możliwe ustalenie Twojej tożsamości. Mechanizm Cookies nie pozwala na pobieranie jakichkolwiek danych osobowych.
10.3 Cookies strony internetowej są bezpieczne dla Twojego urządzenia, w szczególności nie umożliwiają one przedostanie się do urządzenia wirusów lub innego oprogramowania.
10.4 Pliki generowanie bezpośrednio przez VacationClub nie mogą być odczytywane przez inne serwisy. Cookies Zewnętrzne (tj. Cookies umieszczane przez podmiotu współpracujące z VacationClub) mogą być odczytane przez serwer zewnętrzny.
10.5 Możesz samodzielnie zmienić ustawienia dotyczące Cookies w dowolnej chwili, określając warunki ich przechowywania, przez ustawienia przeglądarki internetowej lub przez konfigurację usługi.
10.6 Przede wszystkim możesz wyłączyć zapisywanie Cookies na swoim urządzeniu, zgodnie z instrukcją producenta przeglądarki, lecz może to spowodować niedostępność części lub całości funkcji strony internetowej.
10.7 Możesz też samodzielnie usunąć zapisane na jego urządzeniu Cookies w dowolnej chwili, zgodnie z instrukcją producenta przeglądarki.
10.8 VacationClub wykorzystuje Cookies w następujących celach: