Polityka prywatności

1. Administrator Danych Osobowych

Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Vacation Club 2 Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością Sp.k. z siedzibą w Warszawie (00-545) przy ul. Marszałkowskiej 72/17 (dalej Vacation Club lub Spółka).

Z Vacation Club można skontaktować się: telefonicznie: +48 58 58 58 058, e-mailowo: rezerwacja@vacationclub.pl; pisemnie: ul. Marszałkowska 72/17, 00-545  Warszawa lub za pośrednictwem formularza kontaktowego dostępnego na stronie vacationclub.pl/kontakt.

2. Inspektor Ochrony Danych

W Vacation Club został wyznaczony Inspektor Ochrony Danych, z którym można się skontaktować e-mailowo:iod@vacationclub.pl lub pisemnie: ul. Marszałkowska 72/17, 00-545  Warszawa z dopiskiem „Inspektor Ochrony Danych”.

3. Cel i podstawa prawna przetwarzania danych osobowych

• Dane osobowe podane przez Pana/Panią we wniosku rezerwacyjnym przetwarzane są przez Spółkę w celu:

1. Utworzenia i zarządzania rezerwacją,
2. Utworzenia i zarządzania profilem,
3. Realizacji i zawarcia umowy (w przypadku dokonania i opłacenia rezerwacji),
4. Personalizowania usługi zgodnie z osobistymi Pana/Pani preferencjami oraz zarządzania relacjami z Panem/Panią jako klientem przed pobytem tj. rozpoczęciem świadczenia usługi w trakcie i po pobycie tj. po zakończeniu świadczenia usługi.

Podstawą prawną przetwarzania Pan/Pani danych w ww. celach jest art. 6 ust. 1 lit. b Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej jako RODO), który pozwala przetwarzać dane osobowe, jeżeli są one konieczne do wykonania umowy lub podjęcia czynności zmierzających do zawarcia umowy.

1. Realizacji zadań wynikających z obowiązujących przepisów prawa, które mogą obejmować m.in. prowadzenie sprawozdawczości finansowej (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z ustawą o rachunkowości);
2. Realizacji prawnie uzasadnionych interesów Spółki (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f) RODO), które mogą obejmować m.in.:
   1. ustalenie, dochodzenie i obronę roszczeń,
   2. rozpatrywanie reklamacji,
   3. działania archiwalne,
   4. działania analityczne i statystyczne dotyczących pobytu gości,
   5. badanie satysfakcji świadczonych usług i ich ewentualnej modyfikacji,
   6. zapewnienie bezpieczeństwa i zapobieganie oszustwom poprzez zastosowanie systemu monitoringu wizyjnego na recepcji (w tym wizerunku), w celu zapobiegania kradzieżom, aktom wandalizmu lub innym naruszeniom porządku, bezpieczeństwa lub ogólnie przyjętych standardów zachowania w miejscach tj. recepcja;

• Dane osobowe podane przez Pana/Panią w formularzu zapisu na newsletter przetwarzane są przez Spółkę w celu:

1. Prowadzenia działań marketingowych, w tym marketingu bezpośredniego produktów i usług Spółki (podstawa prawna: art. 6 ust.1 lit. a RODO);
2. Prowadzenia działań marketingowych, w tym marketingu bezpośredniego produktów i usług podmiotów z grupy Zdrojowa (podstawa prawna art. 6 ust.1 lit. a RODO);
3. przesłania informacji handlowej drogą elektroniczną- za pośrednictwem udostępnionego adresu e-mail oraz drogą telefoniczną- na podany numeru telefonu komórkowego (podstawa prawna art. 6 ust.1 lit. a RODO);
4. Realizacji prawnie uzasadnionych interesów Spółki (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f) RODO), które mogą obejmować m.in.:
   1. ustalenie, dochodzenie i obronę roszczeń,
   2. działania archiwalne,
   3. działania analityczne i statystyczne,
   4. badanie satysfakcji świadczonych usług.

4. Okres przetwarzania danych osobowych

Dane osobowe przetwarzane w celach określonych w pkt. 3 będą przetwarzane przez okres niezbędny do realizacji tych celów z uwzględnieniem okresów przechowywania określonych w przepisach prawa tj.:

1. Dane osobowe przetwarzane w celu utworzenia i zarządzania rezerwacją, profilem oraz zawarcia i realizacji umowy będą przetwarzane przez okres trwania Umowy, a po jej zakończeniu przez okres przedawnienia wszelkich roszczeń wynikający z przepisów prawa. W przypadku dokonania rezerwacji a nie skorzystania z usługi dane będą przetwarzane przez okres 21 dni, zgodnie z wewnętrznymi regulacjami Spółki, liczony od daty skutecznego anulowania rezerwacji;
2. Dane osobowe przetwarzane w celu realizacji zadań wynikających z obowiązujących przepisów prawa, które mogą obejmować m.in. prowadzenie sprawozdawczości finansowej będą przetwarzane przez okres 5 lat, liczonych od końca roku kalendarzowego, w którym powstał obowiązek podatkowy;
3. Dane osobowe przetwarzane w celu realizacji prawnie uzasadnionych interesów Spółki tj. ustalenia, dochodzenia i obrony roszczeń, rozpatrywania reklamacji, działań archiwalnych, dane osobowe będą przetwarzane do czasu przedawnienia wszelkich roszczeń określonych w przepisach prawa (w większości przypadków będzie to termin sześcioletni);
4. Dane osobowe przetwarzane w celu zapewnienia bezpieczeństwa i zapobiegania oszustwom poprzez zastosowanie systemu monitoringu przetwarzane będą przez okres 30 dni zgodnie z wewnętrznymi regulaminami Spółki a po upływie tego okresu są trwale usuwane w procesie nadpisywania pamięci kamer monitoringu nowymi nagraniami, chyba że ich przechowanie przez dłuższy czas będzie niezbędne do realizacji celu w jakim zostały utrwalone;
5. Dane osobowe przetwarzane wyłącznie w celu prowadzenia działań marketingowych, w tym marketingu bezpośredniego produktów i usług Spółki dane będą przetwarzane do czasu odwołania zgody lub zgłoszenia sprzeciwu na takie przetwarzanie;
6. Dane osobowe przetwarzane wyłącznie w celu prowadzenia działań marketingowych, w tym marketingu bezpośredniego produktów i usług podmiotów z grupy Zdrojowa będą przetwarzane do czasu odwołania zgody lub zgłoszenia sprzeciwu na takie przetwarzanie;
7. Dane osobowe przetwarzane wyłącznie w celu przesłania informacji handlowej drogą elektroniczną, w tym za pomocą newslettera, za pośrednictwem udostępnionego adresu e-mail i numeru telefonu do czasu odwołania zgody lub zgłoszeniu sprzeciwu na takie przetwarzanie.

5. Udostępnienie danych osobowych

Dane osobowe mogą być udostępnione do Głównego Urzędu Statystycznego, Urzędu Miasta/Gminy ( w zakresie opłaty klimatycznej/uzdrowiskowej). Ponadto, dane osobowe mogą być udostępniane podmiotom udzielającym wsparcia Spółce na zasadzie zleconych usług i zgodnie z zawartymi umowami powierzenia tj. podmiotom świadczącym usługi IT, rekreacyjne (sportowe), gastronomiczne, firmom obsługującym szybkie płatności, księgowo-płacowe, prawne w tym windykacyjne, administracyjne, pocztowe, kurierskie, marketingowe, ubezpieczeniowe. Dane osobowe mogą być również przekazywane podmiotom powiązanym ze Spółką w rozumieniu przepisów prawa podatkowego.

6. Jakie prawa Ci przysługują?

• Ma Pan/Pani prawo do:

1. Dostępu do treści swoich danych i ich sprostowania danych (art.15 i 16 RODO). Z tego prawa może Pan/Pani skorzystać zawsze, gdy zauważy Pan/Pani, że dane są nieprawidłowe lub niekompletne;
2. Do usunięcia i do ograniczenia przetwarzania danych (art. 17 i 18 RODO). Z tego prawa może Pan/Pani skorzystać, gdy dane nie będą już potrzebne do realizacji celów dla których zostały zebrane;
3. Prawo do przenoszenia danych (art.20 RODO), gdy przetwarzanie odbywa się na podstawie Pan/Pani zgody lub umowy zawartej z Panem/Panią a także gdy przetwarzanie jest wykonywane w sposób zautomatyzowany;
4. Prawo wniesienia sprzeciwu w tym prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.
5. Wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pan/Pani, iż przetwarzanie Pana/Pani danych osobowych narusza przepisy RODO;
6. W zakresie, w jakim podstawą przetwarzania Danych osobowych jest zgoda, ma Pani/Pan prawo wycofania zgody. Wycofanie zgody nie ma wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem

6.2. Prawa wymienione powyżej może Pan/Pani zrealizować m.in. poprzez kontakt z Inspektorem Ochrony danych email: iod@vacationclub.pl.

7. Prezes Urzędu Ochrony Danych

Z Prezesem Urzędu Ochrony Danych może Pan/Pani skontaktować się listownie pod adresem ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, telefonicznie lub za pośrednictwem strony internetowej www.uodo.gov.pl.

8. Wymóg podania danych osobowych i konsekwencje ich nie podania

Podanie przez Pan/Panią danych osobowych jest dobrowolne. Nie podanie wymaganych danych osobowych uniemożliwi Spółce dokonanie rezerwacji i zawarcie umowy. Ponadto, jeżeli życzy Pan/Pani wystawienia dokumentów księgowych za zrealizowana usługę to niezbędne jest podanie danych wymaganych przepisami prawa tj. prawa podatkowego. Konsekwencją nie podania danych jest niemożliwość wystawienia Panu/Pani dokumentów księgowych.

9. Przetwarzanie danych osobowych poza Europejski Obszar Gospodarczy i zautomatyzowane podejmowanie decyzji, w tym profilowanie.

9.1. Przetwarzane przez Administratora dane osobowe nie podlegają tzw. profilowaniu kwalifikowanemu. Oznacza to, że nawet jeśli przetwarzamy Pani/Pana dane w sposób automatyczny (przykład: działania marketingowe) to robimy to według poniższych zasad:

- nie opieramy się wyłącznie na zautomatyzowanym podejmowaniu decyzji bez udziału czynnika ludzkiego,

- proces zautomatyzowanego przetwarzania danych nie wywołuje skutków prawnych względem profilowanej osoby lub w inny istotny sposób wpływa na profilowaną osobę

9.2. Co do zasady Administrator nie przekazuje Pana/Pani danych poza Europejski Obszar Gospodarczy (dalej EOG). Jednakże korzystając z oprogramowania Spółki Microsoft Office oraz z usług podwykonawców mogą zdarzyć się sytuacje, że Administrator wyrazi zgodę na przekazanie danych osobowych poza EOG tylko wtedy, gdy jest to konieczne i z zapewnieniem odpowiedniego stopnia ochrony, przede wszystkim poprzez:

1. a) współpracę z podmiotami przetwarzającymi dane osobowe w państwach, w odniesieniu do których została wydana stosowna decyzja Komisji Europejskiej;
2. b) stosowanie standardowych klauzul umownych wydanych przez Komisję Europejską;

stosowanie wiążących reguł korporacyjnych, zatwierdzonych przez właściwy organ nadzorczy;

1. c) w razie przekazywania danych do Stanów Zjednoczonych Ameryki (USA) – współpracę z podmiotami uczestniczącymi w programie Tarcza Prywatności (Privacy Shield), zatwierdzony decyzją wykonawczą Komisji (UE) 2016/1250 z dnia 12 lipca 2016 r. w sprawie adekwatności ochrony zapewnianej przez Tarczę Prywatności UE-USA (lista podmiotów z USA uczestniczących w tym programie dostępna jest pod adresem: https://www.privacyshield.gov/list). Gdy ma to zastosowanie, Administrator poinformuje o zamiarze przekazania danych osobowych poza EOG na etapie ich zbierania. Na Pana/Pani żądanie, Administrator udostępnia kopię Pana/Pani danych, które zostaną przekazane poza obszar EOG.

10. Informacja dotycząca plików Cookies

• W celu prawidłowego działania strony internetowej Vacation Club korzysta z technologii plików Cookies.Cookies są to pakiety informacji zapisywane na Twoim urządzeniu, za pośrednictwem strony internetowej, zwykle zawierające informacje zgodne z przeznaczeniem danego pliku, za pomocą których korzystasz ze strony internetowej vacationclub.pl – są to zazwyczaj: adres serwisu, datę umieszczenia, datę ważności, unikalny numer i dodatkowe informacje zgodne z przeznaczeniem danego pliku.
• Strona internetowa wykorzystuje dwa rodzaje Cookies: (a) sesyjne, które usuwane są trwale wraz z zakończeniem sesji przeglądarki; (b) trwałe, które pozostają po zakończeniu sesji przeglądarki na urządzeniu, aż do ich skasowania.
  Na podstawie plików Cookies, zarówno sesyjnych, jak i trwałych, nie jest możliwe ustalenie Twojej tożsamości. Mechanizm Cookies nie pozwala na pobieranie jakichkolwiek danych osobowych.
• Cookies strony internetowej są bezpieczne dla Twojego urządzenia, w szczególności nie umożliwiają one przedostanie się do urządzenia wirusów lub innego oprogramowania.
• Pliki generowanie bezpośrednio przez Vacation Club nie mogą być odczytywane przez inne serwisy. Cookies Zewnętrzne (tj. Cookies umieszczane przez podmiotu współpracujące z Vacation Club) mogą być odczytane przez serwer zewnętrzny.
• Możesz samodzielnie zmienić ustawienia dotyczące Cookies w dowolnej chwili, określając warunki ich przechowywania, przez ustawienia przeglądarki internetowej lub przez konfigurację usługi.
• Przede wszystkim możesz wyłączyć zapisywanie Cookies na swoim urządzeniu, zgodnie z instrukcją producenta przeglądarki, lecz może to spowodować niedostępność części lub całości funkcji strony internetowej.
• Możesz też samodzielnie usunąć zapisane na jego urządzeniu Cookies w dowolnej chwili, zgodnie z instrukcją producenta przeglądarki.
  Vacation Club wykorzystuje Cookies własne w następujących celach: konfiguracji strony internetowej vacationclub.pl i dostosowania zawartości strony do preferencji lub zachowań użytkowników; analiza i badanie oglądalności, liczbę kliknięć i ścieżki poruszania się po stronie w celu doskonalenia wyglądu i organizacji treści na stronie, czas spędzony na stronie, liczbę i częstotliwość odwiedzających stronę.
• Vacation Club wykorzystuje Cookies Zewnętrzne w następujących celach: